VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT

Văn phòng đại diện Tp. HCM là một loại hình tổ chức của doanh nghiệp hỗ trợ hoạt động kinh doanh mà không trực tiếp thực hiện các hoạt động thương mại. Được xem như “cánh tay nối dài” của doanh nghiệp, văn phòng đại diện đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển thương hiệu, tìm kiếm thị trường, và tạo mối quan hệ với khách hàng cũng như đối tác.

1. Khái niệm văn phòng đại diện:

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của một công ty, được thành lập để thực hiện chức năng đại diện và xúc tiến thương mại cho trụ sở chính tại một thị trường mới hoặc khu vực nhất định.

Văn phòng đại diện ở Tp. HCM nói riêng và các tỉnh thành khác nói chung  không có tư cách pháp nhân, không được phép tham gia trực tiếp vào các hoạt động thương mại sinh lợi, mà chủ yếu thực hiện các chức năng hỗ trợ như nghiên cứu thị trường, xây dựng quan hệ khách hàng và đối tác, thực hiện các hoạt động truyền thông, quảng bá thương hiệu cho công ty mẹ.

Văn phòng đại diện Tp. HCM không tham gia trực tiếp vào các hoạt động kinh doanh

2. Vai trò và chức năng của văn phòng đại diện:

Mặc dù không có quyền thực hiện hoạt động thương mại kinh doanh, văn phòng đại diện đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ phát triển kinh doanh. Một số chức năng chính bao gồm:

Nghiên cứu và phát triển thị trường: Văn phòng đại diện giúp công ty mẹ tìm hiểu thị trường địa phương, phân tích nhu cầu khách hàng, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh và thu thập các thông tin kinh tế, pháp lý của thị trường.

Xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng, đối tác: Văn phòng đại diện có thể đại diện cho công ty mẹ gặp gỡ, làm việc với khách hàng, đối tác, tạo dựng mối quan hệ và duy trì sự kết nối, mở rộng mạng lưới hợp tác.

Chức năng của văn phòng đại diện HCM

Hỗ trợ hoạt động marketing và quảng bá thương hiệu: Văn phòng đại diện thường thực hiện các hoạt động truyền thông, quảng cáo, tài trợ các sự kiện, tổ chức hội thảo để quảng bá thương hiệu của công ty mẹ.

Làm việc với cơ quan quản lý địa phương: Đối với doanh nghiệp nước ngoài, văn phòng đại diện giúp làm quen và tuân thủ các quy định pháp lý của địa phương, hỗ trợ công ty mẹ trong các thủ tục hành chính và giảm thiểu các rủi ro về pháp lý.

3. Quy trình thành lập văn phòng đại diện:

Quy trình thành lập văn phòng đại diện khác nhau tùy thuộc vào quy định của từng quốc gia. Ở Việt Nam, việc thành lập văn phòng đại diện yêu cầu một số bước cơ bản sau:

3.1 Chuẩn bị hồ sơ đăng ký: Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

- Thông báo thành lập văn phòng đại diện;

- Quyết định và biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của:

  + Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;

  + Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty hợp danh.

- Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH 1 thành viên;

- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện (nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty);

- Bản sao công chứng CCCD/hộ chiếu người đứng đầu văn phòng đại diện;

- Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật);

- Bản sao công chứng CCCD/hộ chiếu của người nộp hồ sơ.

Các hồ sơ cần chuẩn bị khi thành lập văn phòng đại diện Tp. HCM

3.2 Nộp hồ sơ đến Sở KH&ĐT:

Cách 1: Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KH&ĐT;

Cách 2: Nộp online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng;

Cách 3: Nộp qua dịch vụ bưu chính Việt Nam (VNPost).

Trong vòng 3 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KH&ĐT sẽ xét duyệt hồ sơ và phản hồi kết quả:

Nếu hồ sơ hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện;

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Sau khi chỉnh sửa, bổ sung, bạn tiến hành nộp lại hồ sơ.

3.3 Cấp Giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện: Sau khi hoàn tất hồ sơ và được cơ quan quản lý chấp thuận, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký cho văn phòng đại diện.

3.4 Hoàn tất thủ tục sau thành lập:

- Đặt bảng hiệu tại văn phòng đại diện:

Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, doanh nghiệp phải treo bảng hiệu tại văn phòng đại diện. Bảng hiệu cần chứa đủ thông tin như tên văn phòng đại diện, mã số thuế văn phòng đại diện, địa chỉ, và tên cơ quan chủ quản.

- Nộp tờ khai và lệ phí môn bài:

Trong thời gian được miễn lệ phí môn bài (nếu công ty mới thành lập văn phòng đại diện), văn phòng đại diện sẽ được hưởng miễn lệ phí môn bài tương ứng. Mức lệ phí môn bài của văn phòng đại diện là 1.000.000 đồng/năm. Trong trường hợp văn phòng đại diện không tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa hoặc dịch vụ, không cần nộp lệ phí môn bài.

- Đăng ký con dấu:

Văn phòng đại diện có con dấu hay không không phải là quy định bắt buộc, văn phòng đại diện có quyền đăng ký con dấu riêng để thuận tiện cho quá trình hoạt động.

Trong quá trình hoạt động, văn phòng đại diện chỉ được phép ký kết hợp đồng khi có sự ủy quyền của công ty mẹ và trên hợp đồng sẽ đóng dấu theo con dấu của công ty mẹ, văn phòng đại diện không được phép sử dụng con dấu riêng.

VPĐD không có tư cách pháp nhân và là đơn vị phụ thuộc, chỉ thực hiện các giao dịch khi được công ty mẹ ủy quyền. Điều này đồng nghĩa với việc văn phòng đại diện không thể sở hữu con dấu pháp nhân, tức con dấu của VPĐD không có giá trị pháp lý.

Con dấu của văn phòng đại diện không có giá trị pháp lý

4. Lợi ích khi thành lập văn phòng đại diện:

Thành lập văn phòng đại diện Tp. HCM mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp muốn mở rộng ra thị trường mới:

Tiết kiệm chi phí: Văn phòng đại diện chỉ thực hiện các hoạt động hỗ trợ và không kinh doanh sinh lợi, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí quản lý và thuế.

Thăm dò thị trường trước khi mở rộng kinh doanh: Với văn phòng đại diện, doanh nghiệp có thể thăm dò thị trường, hiểu rõ nhu cầu và thói quen tiêu dùng của khách hàng trước khi quyết định đầu tư mở rộng.

Văn phòng đại diện tại Tp. HCM giúp thăm dò thị trường

Hỗ trợ tuân thủ quy định pháp lý: Đối với doanh nghiệp nước ngoài, văn phòng đại diện giúp họ nắm rõ các quy định pháp lý tại địa phương, chuẩn bị cho quá trình kinh doanh chính thức.

Nâng cao thương hiệu và uy tín: Việc có văn phòng đại diện tại nhiều địa phương hoặc quốc gia giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh mạnh mẽ, nâng cao độ tin cậy và uy tín trong mắt khách hàng và đối tác.

5. Hạn chế của văn phòng đại diện:

Bên cạnh những lợi ích, văn phòng đại diện cũng có một số hạn chế nhất định:

Giới hạn về phạm vi hoạt động: Văn phòng đại diện không được phép thực hiện các giao dịch thương mại sinh lợi, do đó không thể trực tiếp tham gia vào các hoạt động kinh doanh như mua bán hàng hóa, ký kết hợp đồng thương mại.

Phụ thuộc vào công ty mẹ: Văn phòng đại diện chỉ là một bộ phận phụ thuộc và không có tư cách pháp nhân độc lập, mọi quyền hạn và trách nhiệm đều thuộc về công ty mẹ.

Không có khả năng tự tạo doanh thu: Do không được phép kinh doanh, văn phòng đại diện không thể tự tạo ra nguồn thu để trang trải chi phí hoạt động mà phải phụ thuộc hoàn toàn vào công ty mẹ.

6. Văn phòng đại diện có cần đóng thuế không?

Tại Việt Nam, văn phòng đại diện của doanh nghiệp không trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi nên thường chỉ phải nộp một số loại thuế, lệ phí cơ bản, cụ thể như sau:

6.1 Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho nhân viên:

Văn phòng đại diện có nhân viên làm việc, và với các khoản thu nhập chi trả cho nhân viên, văn phòng đại diện cần phải kê khai và nộp thuế TNCN của người lao động theo quy định của pháp luật.

6.2 Lệ phí môn bài:

Theo Điều 2 Nghị định số 139/2016/NĐ-CP ngày 04/10/2016 của Chính phủ quy định người nộp lệ phí môn bài và khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 về văn phòng đại diện: trường hợp văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài; trường hợp văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh không hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài.

Văn phòng đại diện tại Tp. HCM với các loại thuế cần đóng

6.3 Thuế thu nhập doanh nghiệp:

Do không trực tiếp thực hiện các hoạt động kinh doanh, văn phòng đại diện không tạo ra doanh thu hoặc lợi nhuận nên không phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và không được xuất hóa đơn. Tuy nhiên, nếu văn phòng đại diện tham gia vào các hoạt động kinh doanh trái với quy định và phát sinh thu nhập, văn phòng đại diện sẽ phải chịu thuế TNDN và có thể bị phạt vi phạm do vượt quá phạm vi hoạt động được phép.

6.4 Các chi phí khác liên quan đến bảo hiểm xã hội và y tế cho nhân viên:

Ngoài các loại thuế kể trên, văn phòng đại diện cần thực hiện các nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Với những thông tin trên, văn phòng đại diện chỉ cần đóng các loại thuế, phí cơ bản như lệ phí môn bài (nếu có), thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên và các chi phí bảo hiểm xã hội. Họ không phải nộp thuế TNDN vì không tham gia kinh doanh trực tiếp.

Qua bài viết trên, Ai Office hy vọng sẽ mang đến thông tin hữu ích cho các bạn để hiểu thêm về vai trò, quá trình đăng ký cũng như những điều cần lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện Tp. HCM.

Ai Office cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói, văn phòng ảo chuyên nghiệp làm địa chỉ đăng ký kinh doanh & văn phòng đại diện tại TP.HCM - hotline: 0969 872 354

 * Liên hệ AIOFFICE để được tư vấn hỗ trợ về dịch vụ văn phòng ảo, văn phòng trọn gói, văn phòng Coworking, chỗ ngồi làm việc, thành lập doanh nghiệp... 

        ☘ KHỞI NGHIỆP KHÔNG CÔ ĐƠN với AIOFFICE - Dịch vụ từ TÂM ☘

          AIOFFICE

          Add: Lầu 6-8, Giầy Việt Plaza, 180-182 Lý Chính Thắng, P.9, Q.3, TP. HCM

          ☎ Hotline - Zalo: 096 987 23 54